Организация мероприятий в Варшаве – ивент агентство EVENTERS

Активная бизнес-среда и высокая конкуренция среди компаний в столице Польши, а также большое количество гостей из-за рубежа повышают требования к презентации себя. Конференции, воркшопы, саммиты, корпоративы, презентации и частные праздники требуют высокого уровня квалификации от организаторов, правильной логистики и хорошего сервиса. На практике это невозможно без участия ивент агентства, которое возьмет на себя весь цикл подготовки события – от идеи до технического сопровождения и координации непосредственно в день проведения.

EVENTERS – современное event агентство в Варшаве, основанное в 2022 году двумя активными и целеустремленными украинками Вероникой и Ольгой. Вот как девушки говорят о себе: «Организация праздников для нас всегда была чем-то особенным, мы занимались воплощением проектов разного масштаба в Киеве. С началом военных действий нам, как и многим другим, пришлось покинуть свою родину. Но, оказавшись в Варшаве, мы поняли, что проведение мероприятий здесь станет продолжением нашей миссии. Сегодня мы создаем впечатляющие праздники, экономя при этом время и нервы клиентов.»

Ошибки при самостоятельной организации мероприятий

Многие считают, что нет никакой сложности в самостоятельной организации. Но на практике те, кто организует все сами, обычно недооценивают бюджет, не предусматривают резервный бюджет, используют непроверенных подрядчиков, которые подводят в самый ответственный момент, ошибаются в тайминге, не имеют плана на случай форс-мажора. Это приводит к неоправданному риску, потере денег, лишним нервам и иногда даже к срыву праздника.

Организацию каких мероприятий можно заказать в EVENTERS

В перечень услуг нашего ивент агентства входят: корпоративы, открытие бизнеса, частные праздники, городские события. Мы организуем и сопровождаем важные моменты из жизни и делаем это профессионально.

Корпоративные события

Организация праздников и мероприятий для компаний различных форм собственности является одним из главных направлений нашей деятельности. Такие события уже давно перестали быть формальностью. Сегодня это действенный инструмент развития команды, укрепления HR-бренда, улучшения коммуникации с клиентами и партнерами.

Мы в EVENTERS организуем: корпоративы, тимбилдинги, бизнес-завтраки, конференции, форумы и встречи, презентации продуктов и многое другое. Организация ивента в этом случае учитывает цели бизнеса, корпоративную культуру, а также особенности аудитории, на которую рассчитано данное событие.

Частные праздники

Наше агентство предоставляет услуги по организации частных праздников. Это свадьбы, дни рождения, юбилеи, семейные и детские мероприятия, вечеринки и тематические события. Команда EVENTERS помогает создавать и реализовывать каждый проект индивидуально, без шаблонов и заученных схем.

Организация массовых мероприятий

Организация городских праздников и массовых событий требует опыта, правильной координации и понимания особенностей городской инфраструктуры Варшавы. Мы помогаем проводить open-air мероприятия, фестивали, благотворительные проекты, городские праздники.

Почему организацию мероприятий в Варшаве лучше доверить локальному эксперту?

Организатор мероприятий в Польше, в частности в Варшаве – важный человек, который обязан знать локальные особенности и специфику рынка.

Первое – умение работать с площадками, в столице их большое количество: от современных конференц-залов до атмосферных исторических локаций. Однако на каждой из них могут действовать свои правила (ограничения по времени, требования по уровню шума, технические ограничения), которые нужно знать. Мы работали с более чем сотней таких площадок, поэтому знаем особенности каждой из них.

Например: для open-air мероприятий в Варшаве особенно важно заранее согласовывать ограничения по уровню шума после 22:00 — многие площадки строго контролируют этот момент.

Второе – мультиязычность. В EVENTERS умеют работать с аудиториями на разных языках: польский, украинский, английский, русский. С нами можно не переживать, что вас не услышат или неправильно поймут.

Как мы организуем мероприятия?

Работа над проектом начинается с разговора с клиентом: мы составляем бриф мероприятия, где определяются цели, формат, аудитория, атмосфера и бюджет. После анализа задач создаем концепцию события, которая включает в себя идею, сценарий, визуальный стиль, программу, оформление пространства, интерактивные активности и диджитал-решения. Затем мы подбираем площадки и подрядчиков. Отвечаем не только за выбор места проведения, но также техническое обеспечение, настройку освещения, найм ведущих, фотографов, видеографов, артистов, оформление декора, трансфера и охрану, если требуется. Имеем достаточный опыт и сотрудничаем только с проверенными людьми, что помогает сократить риски до минимума. Во время проведения события наши клиенты не остаются одни: всегда присутствуют организаторы, которые регистрируют гостей, контролируют все процессы, решают форс-мажорные ситуации. После завершения мы обязательно даем рекомендации для будущих мероприятий.

Организация под ключ

Заказ услуги под ключ в ивент агентстве EVENTERS означает, что мы берем на себя все этапы: от создания концепции до сопровождения гостей. Тщательно подбираем подрядчиков, обеспечиваем коммуникацию, координацию. Заказывая мероприятие у нас, вы можете рассчитывать на оформление всех необходимых документов.

Сколько стоит организация мероприятия в нашем агентстве?

В каждом случае цену услуги определяем индивидуально. На стоимость влияет количество гостей, формат, выбор площадки, декор, техническое оснащение, кейтеринг, длительность, наличие шоу-программы, необходимость трансфера и размещения гостей. Обычно цена услуги на мероприятие под ключ составляет 15% от общего бюджета. К сумме добавляется почасовая стоимость работы координатора, который работает на площадке в день события. У нас есть вариант, когда мы берем на себя не все, а только часть услуг, тогда процент высчитывается от их стоимости.